قرار رقم (3) لسنة 2022
بإصدار تعليمات الخدمة المدنية
بشأن نظام عمل الموظفين عن بُعد
رئيس جهاز الخدمة المدنية:
بعد الاطلاع على قانون الخدمة المدنية الصادر بالمرسوم بقانون رقم (48) لسنة 2010، وتعديلاته،
وعلى اللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية الصادر بالمرسوم بقانون رقم (48) لسنة 2010، الصادرة بالقرار رقم (51) لسنة 2012، وتعديلاتها، وعلى الأخص المادة (26) مكرراً منها،
قرر الآتي:
المادة الأولى
يُعمل بتعليمات الخدمة المدنية بشأن نظام عمل الموظفين عن بُعد، المرافقة لهذا القرار.
المادة الثانية
يُنشر هذا القرار في الجريدة الرسمية، ويُعمل به من اليوم التالي لتاريخ نشره.
رئيس جهاز الخدمة المدنية
أحمد بن زايد الزايد
صدر بتاريخ: 20 جمادى الأولى 1444ه
الموافـــــــق: 14 ديسمبر 2022م
تعليمات الخدمة المدنية
بشأن نظام عمل الموظفين عن بُعد
أولاً: الهدف:
تهدف هذه التعليمات إلى بيان أحكام وضوابط نظام عمل الموظفين عن بُعد من خلال بيان نطاق التطبيق ومسئوليات الأطراف المعنية، وتوضيح الإجراءات اللازم اتباعها في الجهات الحكومية المخاطبة بأحكام قانون الخدمة المدنية.
ثانياً: السياسة:
مواكبة السياسات الحديثة والمساهمة في زيادة الإنتاجية وانتماء الموظفين وخلق التوازن بين مصلحة العمل واحتياجات الموظف، من خلال تمكين الموظف من مزاولة مهامه وواجباته الوظيفية من خارج مقر العمل.
ثالثاً: مفهوم نظام عمل الموظفين عن بُعد:
هو نظام عمل يقوم وفق شروط وضوابط محددة بحيث يتيح للموظف مزاولة مهامه وواجباته الوظيفية من مواقع مختلفة عن مقر العمل (من المنزل أو مواقع مختلفة بما في ذلك مواقع العمل الخارجية) بحسب المهام والاحتياجات الوظيفية بناءً على طلب من السلطة المختصة وبعد موافقة جهاز الخدمة المدنية.
رابعاً: نطاق التطبيق:
أ- تطبق على جميع أنواع التوظيف بالخدمة المدنية.
ب- تشمل جميع أنواع الوظائف باستثناء الوظائف الطبية والتعليمية والحيوية، ويجوز في بعض الحالات الخاصة تطبيق نظام عمل الموظفين عن بُعد على تلك الوظائف، وذلك بناءً على طلب من السلطة المختصة وفقاً لمقتضيات المصلحة العامة وبعد موافقة جهاز الخدمة المدنية.
ج- تشمل فئات الوظائف التي يمكن تأدية مهامها الاعتيادية بعيداً عن مقر جهة العمل، وبحسب طبيعة الوظيفة.
خامساً: الصلاحيات والالتزامات:
1- جهاز الخدمة المدنية:
أ- تقديم الرأي والمشورة الفنية للجهات الحكومية فيما يخص نظام عمل الموظفين عن بُعد.
ب- مراجعة طلب نظام عمل الموظفين عن بُعد والتأكد من استيفائه لضوابط وشروط هذه التعليمات.
ج- الموافقة النهائية على طلب السلطة المختصة بشأن تطبيق نظام عمل الموظفين عن بُعد.
2- الجهات الحكومية:
أ- موافقة السلطة المختصة على طلب عمل الموظفين عن بُعد وفقاً لمقتضيات المصلحة العامة.
ب- توفير استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد.
ج- التأكد من تطبيق أحكام وضوابط نظام عمل الموظفين عن بُعد الواردة في هذه التعليمات.
د- التأكد من توافر البيئة المناسبة لعمل الموظف عن بُعد.
ه- قياس أثر تطبيق نظام عمل الموظفين عن بُعد على الجهة الحكومية والموظف.
3- المسؤول المباشر:
أ- التأكد من أن عدم تواجد الموظف في مقر العمل لا يؤثر سلباً على مصلحة وسير العمل.
ب- النظر في الطلبات المقدمة ورفع توصية بالموافقة أو الرفض بشأنها للإدارة.
ج- تحديد المهام والأهداف والمسئوليات الوظيفية للموظف.
د- وضع آلية لمتابعة أداء الموظف بحيث تشمل الأهداف المحددة ومواعيد استلام وتسليم المواضيع والتواصل مع الموظف وغيرها من الأمور المطلوبة لاستكمال مهام العمل.
ه- متابعة وتقييم الأداء الوظيفي للموظف.
و- شرح وتوضيح نظام عمل الموظفين عن بُعد للموظف.
ز- تحديد أيام ومواعيد وساعات العمل مع الموظف.
ح- توفير الدعم اللازم للموظف لتمكينه من القيام بمهامه الوظيفية المطلوبة.
ط- التأكد من استيفاء الموظف للمؤهلات والخبرات والمهارات اللازمة.
ي- متابعة توفير المعدات والأدوات اللازمة.
4- الموظف:
أ- الالتزام بضوابط نظام عمل الموظفين عن بُعد.
ب- الإبلاغ عن أي مشاكل أو عقبات قد تؤثر على جودة العمل.
ج- الحفاظ على أمن وسرية وحماية معلومات الوظيفة وعدم إفشاء الأمور التي يطلع عليها بحكم وظيفته، وذلك وفق الضوابط المنصوص عليها في القوانين والأنظمة المعمول بها في مملكة البحرين.
د- الإبلاغ عن أي خلل أو عطب أصاب أجهزة العمل، وتقديم كل مساعدة لفريق الدعم الفني للقيام بمهامهم.
ه- الالتزام بالحضور للعمل في حال استدعائه.
و- الحفاظ على الأجهزة والمعدات في حال تم توفيرها من قبل الجهة الحكومية وإعادتها للجهة في حال انتهاء تطبيق النظام لأي سبب من الأسباب.
ز- التعاون مع المسؤول المباشر وتنفيذ ما يصدر إليه من توجيهات، والتواصل بشكل فعال والرد على جميع الاتصالات والرسائل الإلكترونية، وتقديم جميع الأعمال المطلوبة منه دون تأخير.
ح- الحرص على الالتزام بأوقات العمل، ولا يحق للموظف تغيير أيام ومواعيد العمل المتفق عليها في استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد، إلا بموافقة مسبقة من المسؤول المباشر بالتنسيق مع الموارد البشرية بالجهة الحكومية.
ط- المشاركة في الدورات والبرامج التدريبية التي رشح لها من الجهة الحكومية.
ي- يلتزم الموظف بتقديم تقرير متضمن المهام الموكلة له ونسبة الإنجاز بحسب الاتفاق مع المسؤول المباشر في حال طلب منه ذلك.
ك- يلتزم الموظف بجميع الأحكام الواردة في قانون وأنظمة الخدمة المدنية بشأن الواجبات والمحظورات المتعلقة بعمل الموظف، وفي حال ارتكابه لأي مخالفة فإنه يُساءل عنها وفقاً لأحكام قانون وأنظمة الخدمة المدنية.
سادساً: ضوابط وشروط نظام عمل الموظفين عن بُعد:
1- الموظف:
أ- أن تكون الوظيفة قابلة للتقييم والمتابعة ويمكن تأدية مهامها عن بُعد.
ب- أن يمتلك الموظف الخبرة العملية والمهارات والسلوكيات المطلوبة كقدرات اتخاذ القرار وحل المشاكل وإدارة الوقت والتواصل بفاعلية مع الآخرين والاستقلالية في العمل والالتزام وحس المسئولية تجاه العمل.
ج- فيما عدا الوظائف التي يطبق عليها نظام عمل الموظفين عن بُعد منذ بداية التعيين يجب ألا يقل تقييم الموظف عن (يفي تماماً بالتوقعات) وفقاً لنظام إدارة الأداء الوظيفي "أداء".
2- ساعات العمل والإجازات:
أ- تحدد وفقاً لأوقات العمل الرسمية بالجهة الحكومية (ساعات العمل الاعتيادية أو المطولة)، أو بحسب الساعات المتفق عليها ضمن عقود التوظيف الجزئي أو وفقاً لساعات العمل الخاصة التي يتم تحديدها والاتفاق عليها من قبل المسئول المباشر والموظف في استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد، على أن يلتزم الموظف باستكمال الساعات اليومية المطلوبة عن بُعد.
ب- تمنح الإجازات بحسب قانون وأنظمة الخدمة المدنية.
3- توفير الأجهزة والمعدات:
تلتزم الجهة الحكومية بتوفير الأجهزة والمعدات التي تتطلب الدخول على أنظمة العمل، مالم يتفق الطرفان على خلاف ذلك بحسب طبيعة العمل الذي يقوم به الموظف عن بُعد.
4- الراتب والمزايا الوظيفية:
أ- يُمنح الموظف الراتب الأساسي للوظيفة مضافاً إليه العلاوات المقررة للوظيفية التي يشغلها، أو بحسب العقد المبرم معه.
ب- يُمنح الموظف الذي يطبق عليه نظام عمل الموظفين عن بُعد (من مواقع العمل الخارجية) البدلات المقررة للوظيفة لتعويضه عن مواجهة متطلبات وظروف وطبيعة العمل الخاصة بالوظيفة التي يشغلها.
ج- تُمنح الترقيات والعلاوات والمكافآت التشجيعية بحسب قانون وأنظمة الخدمة المدنية.
سابعاً: إجراءات التقديم:
يكون التقديم بناءً على طلب الإدارة بالجهة الحكومية، أو بناءً على طلب يقدمه الموظف للإدارة التابع لها، وتكون آلية التقديم على النحو الآتي:
1-طلب الجهة الحكومية:
أ- تقوم الإدارة بترشيح الموظف لنظام العمل عن بُعد.
ب-في حال موافقة الموظف، يتعين عليه التوقيع على استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد، ويتم إرسال الطلب إلى الموارد البشرية بالجهة الحكومية لأخذ موافقة السلطة المختصة، ويتم بعد ذلك إرساله إلى جهاز الخدمة المدنية لاستصدار الموافقة.
ج-البدء بتطبيق النظام على الموظف حال استلام الموافقة من جهاز الخدمة المدنية.
2-طلب الموظف:
أ-يقوم الموظف بتقديم طلب تطبيق نظام العمل عن بُعد للإدارة التابع لها.
ب-في حال موافقة الإدارة على طلب الموظف، يتعين عليه التوقيع على استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد، ويتم إرسال الطلب إلى الموارد البشرية لأخذ موافقة السلطة المختصة، ويتم بعد ذلك إرساله إلى جهاز الخدمة المدنية لاستصدار الموافقة.
ج- البدء بتطبيق النظام على الموظف حال استلام الموافقة من جهاز الخدمة المدنية.
ثامناً: إرشادات حماية المعلومات:
1- الالتزام بسياسة كلمات المرور أثناء تحديد كلمة المرور لجهاز الحاسب الآلي الخاص بالجهة.
2- يمنع استخدام جهاز الحاسب الآلي الخاص بالجهة من شخص آخر ماعدا المخول لهم بذلك.
3- عدم مشاركة اسم المستخدم وكلمة المرور مع أي شخص.
4- عدم ترك جهاز الحاسب الآلي الخاص بالجهة في أي مكان عام.
5- تفعيل قفل الشاشة بشكل آلي في حال ترك الجهاز مفتوحاً لبعض الوقت.
6- التأكد من وجود برنامج مضاد الفيروسات المعتمد من جهة العمل.
7- عدم نقل أية بيانات تتعلق بالعمل من جهاز الحاسب الآلي الخاص بالجهة إلى أي جهاز خارجي دون إذن مسبق.
8- الالتزام بالبرامج الأساسية المعتمدة من قبل جهة العمل وعدم تركيب برامج إضافية من غير أخذ الإذن المسبق لذلك في جهاز الحاسب الآلي الخاص بالجهة.
9- تفعيل تشفير جهاز الحاسب المحمول وإعطاء الإدارة المعنية بالجهة الحكومية نسخة احتياطية لمفتاح التشفير في حال تطلب الأمر ذلك.
تاسعاً: الأحكام العامة:
1- لا تقل مدة تطبيق نظام العمل عن بُعد عن شهر ولا تزيد على سنة واحدة قابلة للتجديد بموافقة جهاز الخدمة المدنية، ويجوز في بعض الحالات الخاصة بناءً على مبررات تقدمها الجهة الحكومية ووفقاً لما تقتضيه مصلحة العمل الموافقة على تطبيق النظام لأقل من شهر.
2- يشترط موافقة كل من الموظف والجهة الحكومية على طلب نظام العمل عن بُعد.
3- يجوز في بعض الحالات الخاصة الموافقة على ندب الموظف الذي يطبق عليه نظام عمل الموظفين عن بُعد بناءً على مبررات تقدمها الجهة الحكومية وبموافقة جهاز الخدمة المدنية وفقاً لما تقتضيه مصلحة العمل.
4- يجوز للجهة الحكومية تعديل أو إلغاء طلب العمل عن بُعد إذا اقتضت الضرورة والمصلحة العامة، وذلك بعد موافقة جهاز الخدمة المدنية.
5- ينتهي العمل عن بُعد في حال مخالفة الشروط والالتزامات الواردة في هذه التعليمات.
6- تسري أحكام قانون وأنظمة الخدمة المدنية على كافة الموظفين الذين يطبق عليهم نظام عمل الموظفين عن بُعد فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه التعليمات.
7- يكون تطبيق نظام عمل الموظفين عن بُعد منذ بداية التعيين على الوظائف التي يحددها جهاز الخدمة المدنية.
8- تطبق سياسة العمل عن بُعد في حالات الظروف الاستثنائية لتحقيق أغراض احترازية، وفقاً لما تقرره الجهات المختصة.
- مرفق القرار و استمارة طلب عمل الموظفين عن بُعد.
